Почти всички методи за даване на обратна връзка от мениджър към служител са ориентирани към обсъждане на трудовото поведение на служителя в миналото – къде, кога и какво е направил и как то се е отразило върху резултатите и общата ефективност в работата.
Съществува обаче и обратен подход, известен като “Метод Feedforward”, който е фокусиран към бъдещето, а не към миналото, и се използва като метод на превенция на потенциални проблеми.
Да го разгледаме.
Метод Feedforward за обратна връзка
Традиционните методи за обратна връзка обикновено включват ретроспективен анализ на резултатите в миналото. Често това дава негативен заряд на комуникацията, тъй като фокусът е върху допуснатите грешки. Този подход, макар и добронамерен, може да доведе до отбранителна позиция и съпротива от служителите, възпрепятствайки способността им да приемат конструктивни предложения.
Методът Feedforward е с различен фокус. Нека първо изясним произхода на думата, тъй като на английски език “Feedback” означава “обратна връзка”, но какво точно значи “Feedforward”?
Ето какви са разликите:
- Думата “Feedback” е съставена от думите “feed” – “подавам”, “захранвам”, и “back” – “назад”, “обратно”. Следователно, “Feedback”, или обратна връзка, е даване на информация на някого относно нещо, което той е направил в миналото.
- В същото време в думата “Feedforward” частицата “back” е заменена с “forward”, което на английски език означава “напред”. Следователно, “feedforward” е даване на информация на някого относно нещо, което може или трябва да свърши в бъдеще. Това също е обратна връзка, но фокусирана в бъдещето, не назад в миналото.
Счита се, че думата “Feedforward” е използвана за пръв път през 1951 г. от английския литературен критик Айвър Ричардс, а в поведенческите и когнитивни науки е въведена през 1976 г. от професора по психология Питър Даурик, който назовава с нея метод за преподаване и учене, който илюстрира или посочва бъдещо поведение, необходимо за постигане на дадена цел.
Като начин за даване и получаване на обратна връзка в организационния живот методът Feedforward е създаден и популяризиран от Маршал Голдсмит – мотивационен лектор и автор на бестселъри от САЩ. По-долу ще разгледаме именно идеята на Голдсмит.
Методът Feedforward за обратна връзка включва следните стъпки:
- Избери цел.
- Поискай мнение.
- Слушай внимателно.
- Благодари.
- Действай.
Този подход се използва с успех в продължение на години от хиляди мениджъри на всякакви нива, включително изпълнителни директори и други висши ръководители на големи компании.
Методът Feedforward за обратна връзка е представен на диаграмата по-долу:
Нека разгледаме по-подробно всяка от стъпките на метода Feedforward.
1. Избери цел
Първата стъпка от метода Feedforward е човек ясно да формулира конкретната цел или област за подобрение, към която желае да се насочи.
Това поставя основата на целия процес. Необходимо е човек да осъзнава какво точно желае да подобри или промени в положителна посока. Целта следва да е нещо конкретно, ясно и просто.
Например, ако целта е да се подобрят комуникационните умения, може да се изрази желание да се усъвършенстват уменията за активно слушане.
2. Поискай мнение
Втората стъпка от метода Feedforward е да се избере човек, който да бъде помолен да сподели своето мнение или предложения относно дефинираната по-рано цел.
Мненията или предложенията не бива да са голям брой – едно или две са напълно достатъчни.
Ако този, който дава обратната връзка и този, който я получава са работили заедно в миналото, както често е случаят, Маршал Голдсмит обръща внимание, че има риск да се даде обратна връзка за миналото и препоръчва това да не се прави, а само да се дават идеи за бъдещето – неща, който могат да бъдат предприети оттук нататък и да доведат до позитивна промяна.
3. Слушай внимателно
Третата стъпка от метода Feedforward е да се изслушат внимателно предоставените предложения.
Тази стъпка е от решаващо значение за разбирането на гледните точки на другите и за насърчаване на среда за положителна обратна връзка. Необходимо е да се слуша добронамерено и активно, с любопитство и желание да се научи нещо ново.
Добре е предложенията да се запишат на хартия, за да не се забравят и да бъдат обмислени на по-късен етап.
4. Благодари
Четвъртата стъпка от метода Feedforward е да се отправи благодарност и признателност за дадените предложения и идеи.
Дори и ако получената обратна връзка не съвпада с предварителните очаквания за нея, е редно да се каже “Благодаря!” на човека, който я подава. А ако някои от предложенията му са особено интересни, това заслужава да се отбележи, например: “Това е впечатляваща идея!”
Тази стъпка засилва културата на положителна и благодарна обратна връзка в организацията.
5. Действай
Петата и последна стъпка от метода Feedforward е да се действа. Но не веднага.
Най-напред, получената обратна връзка следва да бъде обмислена. Има ли в нея нещо интересно или полезно? Има ли неща, които са нестандартни и радикално нови, но биха могли да се използват по някакъв начин? За целта би могло да се извърши кратък и импровизиран SWOT анализ, с който да се открият силните и слабите страни на получените идеи, както и възможностите и заплахите, които те носят.
След това е нужно да се премине към действие. За да се постигне подобрение е нужна промяна в поведението. Трябва да се прави повече от нещо, по-малко от друго или нещо съвсем ново. Инструмент като матрицата на приоритетите може да помогне за съставяне на план за действие.
В резюме
Методът Feedforward за обратна връзка включва следните стъпки:
- Избери цел.
- Поискай мнение.
- Слушай внимателно.
- Благодари.
- Действай.
Периодичното преминаване през тези стъпки създава структуриран подход, при който се търсят нови възможности за професионално и личностно развитие и стимулиране на непрекъснато подобрение в бъдеще.
Прочети повече: Седемте елемента на ефективната обратна връзка.