Когато в един екип има да се свърши някаква обща задача, понякога възниква проблем с отговорността.
По-специално, лесно е отговорността да се размие и да не е съвсем ясно кой за какво точно отговаря в съвместната работа и за какво – не.
Известна е т.нар. “Матрица RACI”, която е полезен инструмент за разпределяне на отговорностите в екипа. С нейна помощ могат да бъдат избегнати някои проблеми в очакванията и координацията между хората, с цел работата да бъде свършена по-ефективно.
Да разгледаме по-конкретно за какво става дума.
Матрица RACI на отговорностите
Матрицата RACI на отговорностите е акроним от четири думи:
- R (Responsible) – Реализиращ. Това е човекът, който реално работи по задачата и я реализира на практика;
- A (Accountable) – Отговорен. Това е човекът с най-висока отговорност и правомощия относно задачата;
- C (Consulted) – Консултиращ. Това е човекът, с когото следва да се консултира задачата;
- I (Informed) – Информиран. Това е човекът, който трябва да е информиран относно задачата.
С помощта на матрицата RACI може в табличен вид визуално да се онагледи кой за какво отговаря в работата по определен проект или екипна задача. По този начин се гарантира яснота относно ролите, които всеки отделен човек изпълнява в общата работа.
Да разгледаме по-конкретно всеки от елементите на матрицата RACI.
R – Реализиращ
С буквата R се отбелязва човекът, който реално извършва работата и я реализира. Това може да са един или повече души, които трябва да завършат задачата, да постигнат целта или да вземат решението.
След като работата е изпълнена, Реализиращият (R) следва да докладва за това на Отговорния (A).
A – Отговорен
С буквата A се отбелязва човекът с най-висока отговорност и правомощия относно задачата. Отговорният (A) разпределя различните роли в матрицата RACI сред хората, както и “приема” работата, когато задачата е изпълнена или е взето някакво решение.
Отговорен (A) обикновено е ръководителят на проект. За да няма недоразумения, правилно е в един проект да има само един Отговорен.
C – Консултиращ
С буквата C се отбелязва човекът, с когото следва да се консултира задачата. Това може да са един или повече души, които трябва да дадат становището си, преди да се изпълни и приключи работата.
Комуникацията с Консултиращ обикновено е двупосочна. Такъв човек помага с информация и съвети и на практика влияе на крайния резултат от работата.
I – Информиран
С буквата I се отбелязва човекът, който трябва да е информиран относно задачата. Това може да са един или повече души, които трябва да се държат в течение на прогреса на проекта или дейността.
С Информиран не се налага официално да се съгласува нищо, т.е. това не е човек в ролята на Консултиращ. Подобен човек не допринася пряко за задачата или решението, което следва да се вземе.
Приложение на матрицата RACI
За да се използва матрицата RACI, е необходимо да се прилага следната последователност от стъпки:
- Изяснява се заданието – проект, крайна цел, решение.
- на едната ос на матрицата се описват всички задачи и дейности, които трябва да се извършат.
- на другата ос на матрицата се описват всички хора в екипа.
- Получава се матрица, в която с помощта на буквите R, A, C и I се отбелязва какво е отношението (ролята) на всеки човек по отношение на задачите/дейностите, които следва да се извършат. За всяка отделна задача/дейност се посочва ясно кой ще работи, кой е отговорен, кой ще консултира и кой ще е информиран.
- На всеки ред от матрицата RACI следва да има само един отговорен (A) и поне един Реализиращ (R). Консултиращи (C) и Информирани (I) са само опции, които не са задължителни.
Когато матрицата RACI е попълнена, е добре да се огледа с критично око. Полезно е да се прецени:
- Дали за всички дейности и задачи има балансирано разпределение на хора?
- Дали хората притежават нужната висока компетентност, за да се справят с отговорностите си?
След като всичко е изяснено, трябва да се запознаят всички членове на екипа, за да са наясно с ролите и отговорностите си. Тези роли и отговорности могат да бъдат обсъдени и предварително с хората, разбира се.
Варианти на матрицата RACI
Матрицата RACI може да се срещне на различни места с други абревиатури, например:
- Матрица ARCI. Начело застава буквата A, с което се акцентира на ключовата роля на човека, който е с най-висока отговорност относно задачата;
- Матрица RASCI или RASIC. Добавя се пети елемент – Supportive (Подкрепящ). Това е човек, който предоставя ресурси и съдействие в случай на нужда.
- RACI-V. В някои ситуации се добавя нова роля – Verifies (Проверяващ). Това е човек, който прави проверки на качеството, за да е сигурно, че работата се извършва с оглед на критериите и стандартите за качество, заложени първоначално.
- CAIRO. Добавя се ролята Omitted (Пропуснат). Този човек се изважда от проекта и не се въвлича в комуникацията на всички останали, свързана със задачата.
В някои източници матрицата RACI може да се срещне и като “Таблица на отговорностите”.
В резюме
Матрицата RACI помага за разпределяне на отговорностите относно една екипна задача. Тя очертава с какво всеки допринася най-силно за постигане на крайната цел.
С помощта на матрицата RACI може да се намали рискът от грешки, бездействие на определени хора или дублиране на усилията им. В този смисъл, матрицата е полезна за по-добрата комуникация между хората.
Прочети повече: Десетте роли в екипа.