Един от надеждните начини да се подобри ефикасността в една компания е като се създаде правилна организация на работните места.
За тази цел, много компании по света използват системата 5S за организация на работното място, която ангажира хората чрез дисциплина и подходящи стандарти.
Нека видим какво включва тази система.
Система 5S
Системата 5S е стандартизиран процес за създаване и поддържане на организирано, безопасно, чисто и ефективно работно място.
Системата 5S е с японски произход и е тясно свързана с кайзен – японската философия за непрекъснато усъвършенстване, както и с внедряването на Lean методи на работа. Води наименованието си от пет думи на японски език, които започват с S.
Петте стъпки от системата 5S за организация на работното място са:
- Сортиране (Seiri);
- Подреждане (Seiton);
- Почистване (Seiso);
- Стандартизиране (Seiketsu);
- Поддържане (Shitsuke).
Системата 5S може да се използва за всякакви работни места – в производствени и логистични помещения, административни офиси, медицински учреждения, образователни организации и т.н. С малки адаптации, системата може да се въведе лесно в практиката и да осигури на организацията сериозни предимства.
Нека разгледаме по-подробно всяка от петте стъпки на системата 5S.
1. Сортиране
Сортирането (Seiri) е първата стъпка от системата 5S за организация на работното място.
По време на сортирането служителите трябва да направят преглед на всички предмети в своето работно пространство, включително инструменти и консумативи, и да оценят кои от тях са от съществено значение за ефективната работа и кои – не.
Ако даден предмет е от непосредствено значение за ежедневната дейност, той трябва да бъде оставен, но ако не е от съществено значение, следва да се премести заедно с всички останали несъществени елементи в подходящо място за съхранение.
Наличието на ненужни предмети на работното място е една от пречките за ефикасна работа.
2. Подреждане
Подреждането (Seiton) е втората стъпка от системата 5S за организация на работното място.
Всички предмети, които са с директно значение за ежедневната дейност, трябва да се подредят в работната зона по такъв начин, че да имат свои ясно обозначени места, а достъпът до тях да е удобен.
Например, най-често използваните инструменти и консумативи в едно производствено помещение следва да се разположат в непосредствена близост до работника, който ги използва, за да се избегне загубата на време и енергия в резултат на ненужни движения и операции. Един чук, например, следва винаги да е на една ръка разстоение от работника, който го използва.
Местата за съхранение на използваните на работното място предмети следва да са ясно обозначени и етикирани. Например, един контейнер, в който се съхраняват определени части или консумативи, следва да има етикет, който да включва номера на предмета, описанието му, мястото на съхранение и препоръчителните минимални и максимални количества.
Добре подреденото работно място позволява бърз и лесен достъп до най-необходимите предмети от страна на служителите, които работят с тях.
3. Почистване
Почистването (Seiso) е третата стъпка от системата 5S за организация на работното място.
За да се поддържа състояние на ефективна работа, всички предмети в работната зона следва да са чисти. Непочистеното оборудване, например, води до повреди, в резултат на което се губи време, без да се добавя стойност. Замърсеното работно място води след себе си и проблеми, свързани с безопасността.
Добрата практика изисква работното място да се почиства след всяка смяна. По този начин по-лесно могат да се забележат повреди, които изискват ремонт и подмяна.
Целта на почистването е да обезпечи по-голяма безопасност и ефективност на работа.
4. Стандартизиране
Стандартизирането (Seiketsu) е четвъртата стъпка от системата 5S за организация на работното място.
Тази стъпка е свързана със създаване на стандарти (правила, процедури и инструкции), с които да се извършват и измерват предходните три стъпки от системата 5S. Тук могат да се използват различни инструкции за работа, чек-листи, контролни списъци и т.н.
Отсъствието на писмени стандарти стимулира хаоса и импровизациите в действията на служителите, които започват да работят по лично усмотрение, което на свой ред води до редица загуби по веригата на стойността.
Стандартизирането на процесите помага да се избягват грешките и да се увеличи ефективността.
5. Поддържане
Поддържането (Shitsuke) е петата стъпка от системата 5S за организация на работното място.
Тази стъпка се изразява в дисциплинираното поддържане на предишните четири стъпки. По време на тази стъпка най-често се разработва и прилага процедура за одит, с цел поддържане и трайно внедряване на процеса 5S в организационната култура.
Целта на поддържането е прилагането на правилата на системата 5S да се превърнат в ежедневие. Първоначално е възможно служителите да се съпротивляват спрямо 5S, но когато всички работни зони са сортирани, подредени и чисти и когато с постоянство и дисциплина се поддържат определени стандарти за работа, тогава персоналът обикновено е доволен, следователно и ангажиран в ежедневното прилагане на 5S.
Или, 5S не е еднократен акт, а процес, който следва да се превърне в навик чрез подходящи поддържащи дейности.
Предимства на 5S
Като прилага системата 5S по отношение на своите работни зони и места, една организация печели:
- Повишена безопасност;
- Полагане на основа за кайзен и работа с мисъл за непрестанно усъвършенстване;
- Подобрена ангажираност и отговорност от персонала;
- Намаляване на загубите (муда);
- Увеличена ефективност и качество;
- По-висока рентабилност и печалба.
В резюме
Системата 5S е стандартизиран процес за създаване и поддържане на организирано, безопасно, чисто и ефективно работно място.
Системата 5S включва следните пет стъпки:
- Сортиране;
- Подреждане;
- Почистване;
- Стандартизиране;
- Поддържане.
В сърцевината си 5S е система, с която енергията на служителите се фокусира към дисциплинирана работа със стандарти, за поддържане на високо качество и ефективност на работните места.
Прочети повече: Тотално управление на качеството.