Когато стане дума за компания, която да е пример за организационна ефективност и високи бизнес резултати, при това устойчиво и в световен мащаб, неизменно едно от първите имена, за които се сещаме, е името на автомобилния производител Toyota.
В японската компания имат много богати традиции в областта на управлението и ефективното производство, възоснова на бизнес подход, създаден през 50-те години на XX век и усъвършенстван през годините чак до наши дни. В основата на резултатите на Toyota лежат управленски принципи, които оформят фирмената й култура и са предпоставка за създаването на качество и постигане на ефективност.
По-долу следват 14 управленски принципа на Toyota, обобщени и анализирани подробно в книгата на Джефри Лайкър “Пътят на Toyota”. Принципите са подредени пирамидално в четири големи категории:
- Философия – далновидно мислене
- Процес – премахване на загубите
- Персонал и партньори – уважение, провокиране и изграждане
- Решаване на проблеми – непрекъснато усъвършенстване и самообучение
1. Далновидна философия
Управленски принцип 1: Базирайте управленските си решения на далновидна философия, дори за сметка на краткосрочни финансови цели.
- Продайте философски смисъл на целта, която да заменя всяко краткосрочно вземане на решение. Управлявайте, развивайте и насочвайте цялата организация към обща цел, която е по-голяма от печеленето на пари. Разберете своето място в историята на компанията и работете за издигането й на следващото ниво. Вашата философска мисия е основата на всички останали принципи.
- Създавайте стойност за клиента, обществото и икономиката – това е вашата изходна позиция. Оценявайте всяка функция в компанията от гледна точка на нейната способност да постигне това.
- Бъдете отговорни. Стремете се да решите собствената си съдба. Действайте, разчитайки на себе си и с доверие в своите собствени способности. Поемайте отговорност за своето поведение и поддържайте и усъвършенствайте уменията, които ви дават възможност да произвеждате добавена стойност.
2. Правилният процес ще даде точните резултати
Управленски принцип 2: Създайте непрекъснат поток в процеса, за да извадите проблемите на повърхността.
- Преработете работните процеси, за да постигнете непрекъснат поток, носещ висока добавена стойност. Стремете се да намалите до нула периодите, когато някой работен проект бездейства или очаква някой да работи по него.
- Създайте поток, който бързо да придвижва материали и информация, както и да свързва заедно процеси и хора, така че проблемите да изплуват веднага.
- Направете потока явен в цялата ви организационна култура. Това е ключът към истинския процес за непрекъснато усъвършенстване и за развитие на хората.
Управленски принцип 3: Използвайте изтеглящи системи за избягване на свръхпроизводството.
- Осигурявайте на вашите клиенти по веригата в производствения процес всичко, което искат, когато го искат и в количеството, което искат. Че попълването на материалите се управлява от потреблението, е основният принцип на “точно навреме”.
- Доведете до минимум запасите от незавършено производство и в склада, като държите малки количества от всеки продукт и често допълвате запаса в зависимост от онова, което клиентът действително изтегля.
- Реагирайте на промените в потребителското търсене всеки ден, вместо да разчитате на компютърните графици и системи за проследяване на губещите запаси.
Управленски принцип 4: Изравнете работното натоварване (хейджунка). (Действайте като костенурката, не като заека.)
- Премахването на загубите е само една трета от уравнението за превръщане на ефективния подход в успех. Премахването на претоварването на хора и оборудване, както и на неравномерността в производствения график, е също толкова важно – обикновено все още неразбирано от компаниите, които се опитват да внедрят принципите на ефективност.
- Работете за изравняване на работното натоварване на всички производствени и обслужващи процеси като алтернатива на подхода за спиране/тръгване при работа по проекти на партиди, което е типично за повечето компании.
Управленски принцип 5: Изградете култура за спиране и решаване на проблемите, за да постигнете необходимото качество отведнъж.
- Двигател на вашето стойностно предложение е качеството за клиента.
- Използвайте всички налични съвременни методи за гарантиране на качеството.
- Вградете във вашето оборудване способността да открива проблеми и да се изключва само. Разработете визуална система, която да алармира екипа или ръководителите на проекта, че някоя машина или процес има нужда от помощ. Джидока (машини с човешки интелект) е основата за вграждане на качество.
- Внедрете във вашата организация помощни системи за бързо решаване на проблемите и представете на място контрамерки.
Вградете във вашата култура философията за спиране или забавяне, за да постигнете качество от първи път с цел да повишите производителността в перспектива.
Управленски принцип 6: Стандартизираните задачи са основата за непрекъснато усъвършенстване и делегиране права на работниците.
- Навсякъде използвайте стабилни, повторяеми методи, за да поддържате предвидимостта, постоянната синхронизация и ритмичното производство на вашия процес. Това е основата на потока и изтеглянето.
- Съберете натрупаното познание за процеса до момента, като стандартизирате съвременните най-добри практики. Позволете творческият и оригиналният израз да подобрят стандарта, след това го включете в новия стандарт и когато някой се премести, да можете да предадете знанията на следващия.
Управленски принцип 7: Използвайте визуални контролни средства, за да не останат никакви скрити проблеми.
- Използвайте прости визуални индикатори, които да помагат на хората да определят веднага дали са в стандартни условия, или се отклоняват от тях. Избягвайте да използвате компютърен екран, когато той измества вниманието на работника от работното място.
- Разработете прости визуални системи в местата, където се върши работа, в помощ на потока и изтеглянето.
- Съкращавайте винаги, когато е възможно, докладите си до една страница, дори и за най-важните финансови решения.
Управленски принцип 8: Използвайте само надеждна, напълно изпитана технология, която служи на хората ви и на процесите.
- Използвайте теххологията в помощ на хората, а не за замяна на хора. Често е най-добре да разработите някой процес ръчно, преди да прибавите технология в помощ на процеса.
- Новата технология често е ненадеждна и трудна за стандартизиране и следователно застрашава потока. Един доказан процес, който работи, обикновено има предимство пред новата и неизпитана технология.
- Провеждайте действителни изпитания, преди да внедрите нова технология в бизнес процесите, производствените системи или продуктите.
- Отхвърляйте или модифицирайте технологии, които са в конфликт с вашата култура или биха могли да нарушат стабилността, надеждността и предвидимостта.
- Все пак насърчавайте хората да проучват и нови технологии, когато търсят нови подходи към работата. Бързо внедрявайте внимателно проучваната технология, ако тя се докаже при изпитанията и може да подобри потока във вашите процеси.
3. Повишавайте стойността на организацията чрез усъвършенстване на своя персонал и на партньорите.
Управленски принцип 9: Създайте ръководители, които разбират задълбочено работата, вдъхват живот на философията и я преподават и на другите.
- Изграждайте лидери от организацията си, вместо да ги купувате отвън.
- Не гледайте на работата на ръководителя като на просто изпълнение на задачи и притежаване на добри умения. Лидерите трябва да бъдат ролеви модел на философията на компанията и на стила на работа. Един добър лидер трябва да разбира ежедневната работа много задълбочено, така че да може да е най-добрият преподавател на философията на вашата компания.
Управленски принцип 10: Създайте изключителни хора и екипи, които следват философията на вашата компания.
- Създайте силна, устойчива култура, в която ценностите и убежденията на компанията се споделят широко и се запазват в продължение на много години.
- Обучавайте изключителни специалисти и екипи, които да работят съгласно корпоративната философия, за да постигнете изключителни резултати. Работете упорито за постоянно укрепване на културата.
- Използвайте многофункционални екипи, за да подобрите качеството и производителността и да ускорите потока чрез решаване на трудни технически проблеми. Делегирането на права става, когато хората използват инструментите на компанията за нейното усъвършенстване.
- Полагайте неспирни усилия да обучавате индивидите да работят заедно като екипи за общи цели. Работата в екип е нещо, което трябва да се научи.
Управленски принцип 11: Отнасяйте се с уважение към широката си мрежа от партньори и доставчици, като ги предизвиквате и им помагате да се усъвършенстват.
- Уважавайте партньорите си и доставчиците си и се отнасяйте към тях като към част от вашия бизнес.
- Предизвиквайте своите външни бизнес партньори да растат и да се развиват. Това показва, че ги цените. Поставяйте предизвикателни цели и помагайте на партньорите си да ги постигнат.
4. Непрекъснато решаване на основните проблеми е двигател на организационното самообучение.
Управленски принцип 12: Идете и вижте сами, за да разберете изцяло ситуацията (генчи генбуцу).
- Разрешавайте проблемите и усъвършенствайте процесите, като отидете до източника и лично наблюдавате и проверявате данните, вместо да теоретизирате на база казаното от други или от компютъра.
- Мислете и говорете на базата на лично проверени данни.
- Даже мениджъри от висш ранг и ръководители трябва да отиват и да видят нещата лично, така ще имат нещо повече от повърхностно разбиране на ситуацията.
Управленски принцип 13: Вземайте решенията бавно чрез консенсус, внимателно преценявайки всички възможности; изпълнявайте ги бързо (немаваши).
- Не избирайте само една посока и не вървете само по един път, докато не проучите внимателно алтернативите. Когато го изберете, продължете бързо, но предпазливо.
- Немаваши е процес на обсъждане на проблемите и потенциалните решения с всички заинтересувани, за да съберете техните идеи и да постигнете съгласие за пътя напред. Този консенсусен процес, макар и отнемащ много време, помага за разширяване на търсенето на решения, а веднъж, като е взето решението, етапът е подготвен за бързо изпълнение.
Управленски принцип 14: Превърнете се в самообучаваща се организация чрез безжалостна критика (хансей) и непрестанно усъвършенстване (кайзен).
- След като веднъж сте създали стабилен процес, използвайте инструментите за непрекъснато усъвършенстване, за да определите основните причини за неефективните дейности и прилагайте ефективни контрамерки.
- Създайте процеси, които не изискват почти никакви запаси. Това ще направи видими за всички загубите на време и ресурси. След като се установи една загуба, накарайте работниците да използват процес за непрекъснато усъвършенстване (кайзен) за нейното отстраняване.
- Съхранявайте базата от познанието в организацията чрез създаване на стабилен персонал, бавно повишаване в службата и много акуратни системи на приемственост.
- Използвайте хансей (размисъл) в решаващи моменти и след завършване на даден проект, за да установите открито всичките му недостатъци. Разработете контрамерки, за да се избегне повтарянето на грешки.
- Самообучавайте се чрез стандартизиране на най-добрите практики, вместо да преоткривате колелото с всеки нов проект и с всеки нов мениджър.
Принципите на мениджмънт, описани по-горе заслужават внимание от ръководителите на производствени предприятия, а така също и от компании, които работят в сферата на предоставяне на професионални услуги. Това са принципи, базирани на ясна логика и много емпирични наблюдения. Те са много добра отправна точка за разработване на управленски принципи, подходящи за всяка конкретна ситуация.
Снимка: nox-AM-ruit, CC